Seperti janji saya di tulisan sebelumnya, saya akan melanjutkan cerita selama mengikuti Protocol Training Programme for Indonesia di Singapore beberapa waktu yang lalu. Postingan yang sedikit panjang, semoga tidak membosankan untuk dibaca, ya ;;)

———-

MISS SINGAPORE!

Di program diklat keprotokolan ini kami tidak hanya belajar tentang hal-hal teknis mengenai keprotokolan saja, tapi juga belajar tentang soft skills dan business etiquette. Materi ini sama pentingnya dengan materi teknis yang diajarkan di hari kedua sampai dengan hari keempat karena seorang protokol bukan harus menjadi seorang yang kaku; dia justru harus bisa menjadi seorang yang luwes dan bisa membawa diri; seorang yang menguasai konsep etika, baik etiket pergaulan di dalam dunia kerja maupun etiket pergaulan secara umum.

Training tentang Business Etiquette ini berlangsung selama 2 hari di Park Royal Hotel di daerah Kitchener Road, Singapore. Seperti yang sempat Uda Faizal ceritakan di saat menjemput kami dari Changi menuju hotel, materi Business Etiquette ini akan dibawakan oleh seorang mantan Miss Singapore!  Serentak kami berseru riuh! Padahal belum tahu yang akan mengajar kami nanti Miss Singapore tahun berapa ;)), yah… yang penting antusias saja dulu, karena ini bisa jadi pengalaman langka bisa bertemu dengan seorang mantan ratu kecantikan dari negara lain. Ah, jangankan mantan ratu kecantikan dari negara lain, lha wong sama mantan ratu kecantikan dari negara sendiri saja belum tentu bisa ketemu, kok :-j

Diklat hari itu dimulai tepat pukul 09.30 waktu Singapore dengan didahului acara foto formal bersama. Setelah acara sambutan dari perwakilan Ministry of Foreign Affair kami langsung masuk ke materi Business Etiquette yang ternyata beneran dibawakan oleh mantan Miss Singapore lho. Tapi tahun 1987, yaitu, Ms. Marion Nicole Teo! Yaaay! \:D/

Awalnya saya belum sadar kalau perempuan tinggi semampai yang tadi sempat bicara dengan liaison officer kami itu adalah calon trainer yang akan mengajar kami selama 2 hari ke depan; saya juga belum ngeh kalau dialah yang dimaksud oleh Uda Faizal sebagai Miss Singapore itu. Baru sadar kalau Marion —demikian kami memanggil— adalah mantan Miss Singapore setelah dia memperkenalkan diri, walaupun tanpa cerita dengan kalimat eksplisit, “saya adalah Miss Singapore tahun 1987”, tapi dari detail cerita yang sempat dia share di depan kelas sudah membuat kami tahu bahwa yang berdiri di depan kami ini adalah sosok yang diceritakan oleh Uda Faizal kemarin.

———-

FIRST IMPRESSION

Marion membuka slide-nya dengan kalimat ini:

“You never get a second chance to make a first impression ”
– Will Rogers –

Marion: “It is only 10 seconds for people to form an opinion of  you. This opinion stays in their mind, and you rarely get a second chance to change it; most of the time you haven’t even said a full sentence…”

Kesan pertama itulah adalah yang akan menjadi hal yang paling diingat pertama kali. Ketika kita bertemu dengan seseorang, kita memiliki kurang lebih 5 menit untuk membangun hubungan yang positif dengan orang tersebut. Tapi bagian yang memiliki pengaruh 4x lebih besar untuk memproyeksikan diri kita di depan orang lain adalah komunikasi yang berasal dari bahasa nonverbal (body language). Dalam hal ini eye contact, body movement, cara bersalaman yang baik, dan cara bertukar kartu nama yang benar, memegang kunci keberhasilan pembentukan first impression.

Lalu, bahasa nonverbal apa sajakah yang bisa mempengaruhi first impression itu? Ada yang dinamakan “The Rule of Ten”:

1. First 10 words, adalah 10 kata pertama yang menunjukkan penghargaan kita kepada orang lain;
2. Top 10 factors, lebih ke tampilan fisik, seperti misalnya tatanan rambut yang sesuai dengan bentuk wajah, kondisi kulit yang sehat dan terawat,penggunaan make up yang sesuai dengan situasi dan kondisi, senyum yang tulus dan tidak dibuat-buat, gigi yang terawat, confident shoulders (bahu yang tegak, tidak membungkuk), kerah baju yang bersih, dan penggunaan aksesoris yang sesuai;
3. Top bottom 10 factors, meliputi tampilan bagian bawah kita, contohnya sepatu yang bersih dan tersemir, pemilihan sepatu yang sesuai (sepatu berujung lancip membuat kesan tinggi), pemakaian kaos kaki dengan warna yang sesuai (terutama untuk pria), kerapian kuku kaki (terutama untuk perempuan yang menggunakan sepatu dengan model peep-toe shoes), stocking yang dipakai tidak sobek/bergaris/berlubang, celana dengan garis setrika yang rapi (iron fold), dll. Untuk perempuan, umumnya warna sepatu menyesuaikan dengan warna tas, sedangkan untuk laki-laki, warna sepatu bisa menyesuaikan dengan warna belt.
4. Last 10 minutes of  interactions, atau percakapan penutup; ini juga penting dalam membentuk image yang positif. Usahakan kesan terakhir inilah yang akan menjadi lasting impression 😉

———-

PERKENALAN

Dalam perkenalan, tentu kurang afdol kalau tidak bersalaman, kan? Nah, cara bersalaman yang ideal tentu bukan dengan cara meremas tangan lawan bicara terlalu keras, atau terlalu ‘lembek’ sehingga terkesan kurang antusias, atau durasi bersalaman yang terlalu lama (ceritanya lupa melepas tangan lawan bicara gitu ;))). Bersalamanlah secara wajar,  ayun tangan lawan bicara maksimal 2-3 kali. Di acara kenegaraan, sering kali kita melihat 2 orang kepala negara yang  bersalaman dengan mengayun tangan agak lama; hal ini sengaja dilakukan untuk kepentingan pemotretan/dokumentasi.

Saya juga baru tahu kalau ternyata ada jarak ideal dalam bersalaman. Jika bersalaman dengan sesama laki-laki, jaraknya adalah kurang lebih 1 lengan. Jika bersalaman antara lelaki dan perempuan jaraknya kurang lebih 1.5 lengan. Jika bersalaman antarperempuan jaraknya boleh lebih dekat.

Cara penyebutan nama pun diatur secara formal dan non formal. Untuk penyebutan nama secara formal kita bisa menyebut last name orang tersebut, misalnya Ms. Teo. Tapi kalau nonformal kita boleh menyebut nama depan orang tersebut, misalnya Ms. Marion. Kalau di Indonesia aturan ini tidak terlalu berlaku, kebanyakan kita menyebut seseorang dengan nama depannya karena kita tidak memberlakukan first name atau last name, kecuali dalam pergaulan internasional

Soal serah terima kartu nama pun ada etikanya. Name card holder sebaiknya dibawa di tangan (kiri), bukan di saku celana. Kalaupun memang harus ditaruh di saku, tempatkanlah di saku kemeja/jas, karena ada kultur di negara tertentu yang kurang suka jika kartu nama dikeluarkan dari dalam saku celana.

Setelah menerima kartu nama jangan lupa untuk mengulang nama si pemberi kartu nama. Serahkan kartu nama dengan menggunakan 2 tangan; wajah kartu nama menghadap si penerima (supaya memudahkan si penerima membaca kartu nama kita). Jangan menuliskan apapun di balik kartu nama yang diberikan oleh orang lain, jika memang harus menulis suatu info tentang orang tersebut tulislah di kertas lain, atau biarkan si pemberi kartu nama itu yang menuliskan additional info tentang dirinya.

Marion: “di setiap pertemuan formal/nonformal, biasanya saya selalu membawa sebuah kertas kecil seukuran kartu nama, to write down whatever I think is important; ini untuk mencegah saya menulis apapun di balik kartu nama orang lain, kecuali dengan seizin pemilik kartu nama.”

—–

TABLE MANNERS

Di diklat Business Etiquette yang berlangsung selama 2 hari penuh ini kami banyak belajar tentang etika secara khusus dan umum. Ada yang unik, ternyata di Singapore jika ada yang bertanya, “have you eaten?” kita harus menjawab, “yes, thank you”, karena kalau kita menjawab dengan “no, not yet” pasti dipikir kita minta dibelikan makan ;))

Ada banyak up date informasi yang saya peroleh, salah satunya tentang  dining etiquette  yang ternyata sudah banyak berubah dengan dibandingkan dengan pelatihan table manner yang diadakan di Hotel Mulia Senayan 2 tahun yang lalu. Di Asia, kita tidak harus mengikuti tata cara makan yang sesaklek western style; kita boleh memodifikasi tata cara makan menyesuaikan dengan kultur orang Asia.

—–

COLOURS MANAGEMENT & FASHION SENSE

Hampir semua yang diajarkan oleh Marion semuanya menarik, tapi yang paling menarik yaitu Colours Management (padu padan warna) dan Fashion Sense (gaya berbusana). Di materi ini kami belajar tentang bagaimana cara memadu padan busana dengan warna yang sesuai, mengukur body profile (proporsi tubuh, panjang leher, mengenali  bentuk wajah, dan bentuk bahu). Di sini kami juga diajarkan tentang Illusion Dressing (bagaimana memilih busana sehingga terlihat badan terlihat lebih ideal, lebih tinggi, dan lebih langsing).

Soal pemilihan warna jas, semakin gelap warna setelan jas itu, semakin formal pulalah tampilannya. Setelan jas abu-abu lebih banyak digunakan sebagai setelan jas kerja. Sedangkan warna setelan jas biru tua biasanya dipakai untuk setelan pagi/siang hari, atau sebagai setelan jas nonformal di malam hari. Untuk pakaian resmi, setelan jas warna hitam masih merupakan pilihan terbaik :-bd.

Ada up date yang saya baru tahu seputar etika pemakaian jas. Sejauh yang saya ketahui,  jika jas itu berbentuk Single Breasted (seperti foto di atas, bagian depan jas jenis ini bertemu di bagian tengah, jumlah kancingnya bervariasi bisa dua atau tiga kancing) tutuplah kancing paling atas untuk jas berkancing dua, dan dua teratas bila memiliki tiga kancing. Posisi kancing jas paling bawah harus selalu dalam keadaan terbuka. Setahu saya itu merupakan etika umum penggunaan jas. Bila seseorang membuka kancing jasnya paling bawah pertanda dia paham cara memakai jas yang benar, karena dengan melepas kancing paling bawah tampilan jas akan tetap terlihat baik ketika tangan dimasukkan ke dalam saku  celana. Nah, kemarin ketika saya tanyakan itu kepada Marion, dia menjawab hal yang sebaliknya; mengancingkan seluruh kancing jas saat posisi berdiri itu tidak masalah, karena tidak ada aturan baku yang mengatur tentang itu.

Hmmm… jadi galau :-??

—–

“Fashion is a reflection of your taste. Wear to suit who you are, what you do, and your age.”
@};-

[devieriana]

foto: koleksi pribadi dan salah satunya dipinjam dari sini