Sebuah ‘Project Rahasia’

Di Jumat pagi yang sibuk. Ting! Sebuah pesan masuk ke handphone saya.

“Devi, kamu ikut rapat di Ruang Rapat Sesmen, sekarang ya…”

Saya pun bergegas menuju Gedung Utama dan langsung menuju ke ruang rapat. Dalam hati saya bertanya-tanya sendiri, tumben saya dipanggil Bapak untuk ikut rapat di sini? Apa ada hubungannya dengan event acara hari Senin, 6 Januari 2017?

Sesampainya di sana, ternyata benar, rapat ini untuk mempersiapkan acara untuk hari Senin, 6 Februari 2017 lusa. Hah, lusa?!

Mensesneg via staf TU dan tim Sespri menginformasikan bahwa beliau ingin membuat sebuah acara pemberian penghargaan kepada para pejabat/pegawai yang telah berhasil membuat inovasi-inovasi dan perubahan positif bagi kantor tercinta ini. Tapi beliau ingin acara ini sifatnya surprise, bungkus saja dengan tajuk acara “silaturahmi dan pengarahan oleh Mensesneg”. Jangan sampai ada yang tahu, kecuali panitia saja. Begitu wanti-wanti Mensesneg via staf beliau.

Btw, begitu tahu format acaranya seperti itu seketika pikiran saya langsung terarah kepada moment ketika Obama menganugerahkan Presidential Medal of Freedom with Distinction kepada Wakil Presidennya, Joe Biden. Presidential Medal of Freedom with Distinction merupakan tanda penghormatan tertinggi dari pemerintah Amerika Serikat kepada warga sipil mereka yang dianggap telah memberikan kontribusi dan jasa luar biasa bagi Amerika Serikat. Nah, acara ini sepertinya kurang lebih seperti itu, tapi massal.

Sebenarnya di hari Selasa, 7 Februari 2017 ada acara pelantikan pejabat Pimpinan Tinggi Pratamadi lobby Gedung Utama, tapi demi efektifnya acara, beliau menginstruksikan agar acara pelantikan digabung saja dengan acara silaturahim. Wah, bakal jadi acara pelantikan terspektakuler sepanjang sejarah pelantikan di Sekretariat Negara nih. Karena baru kali ini lho ada pelantikan 3 orang Eselon II yang biasanya cuma dihadiri oleh para pejabat Eselon I saja, tapi kali ini dihadiri oleh kurang lebih 600 pejabat eselon I-IV di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, plus para undangan.

Kalau pelantikan, berhubung format acaranya sudah tetap, jadi persiapannya tidak terlalu heboh. Beda dengan acara kedua yang baru nemu rundown-nya saja, sementara format acaranya akan seperti apa belum jelas. Apakah akan dibuat formal, semi formal, atau tidak formal sama sekali? Lalu bagaimana dengan pengaturan tata ruangannya? Apakah class room style, theatre style, banquet style, U shape style, atau custom sajalah sesuai arahan Pak Menteri jika ada? Sama sekali belum ada gambaran yang pasti.

Hingga akhirnya, hari Minggu siang, tanggal 5 Februari 2017, semua panitia yang terlibat di 2 acara tadi memutuskan untuk ketemuan di lokasi acara untuk menyelaraskan segala sesuatu yang berkaitan dengan teknis dua acara yang akan inline besok.

Setelah koordinasi, latihan, simulasi, sinkronisasi, edit sana-sini, makan snack, dan gladi berkali-kali, sekitar pukul 19.30 disepakatilah konsep dan format acara yang sesuai atau (paling tidak) mendekati dengan arahan Pak Menteri. Pffiuh, akhirnya… *usap peluh*

Sesampainya di rumah saya belum bisa langsung tidur. Setelah menemani Alea bobo, masih langsung lanjut koordinasi jarak jauh dengan panitia dan tentu saja partner MC saya. Kebetulan di acara kedua, saya akan memandu acara secara duet, jadi butuh bahan buat ‘tektokan’ omongan. Pastinya butuh chemistry dan kerja sama, kapan harus ngomong sendiri, kapan harus bareng, dst.Saya sendiri menyerah pada rasa kantuk tepat pukul 01.00 dini hari dan menyerahkan estafet bahan MC-an ke partner MC saya, Si Dimas untuk disempurnakan lagi.

Semua panitia yang terlibat benar-benar mencurahkan tenaga dan konsentrasinya untuk acara yang secara guyonan kami sebut project ‘Bandung Bondowoso’ ini. Hahahaha, iyalah. Jika ditotal, kami hanya mempersiapkan acara ini selama 3 hari saja (Jumat, Sabtu, Minggu). Padahal ini termasuk acara besar, dan baru pertama kalinya ada di Kementerian Sekretariat Negara. Pastinya butuh persiapan yang banyak sekali dan lumayan ribet.

Pukul 07.30 tim protokol pelantikan sudah bergerak ke Krida Bhakti untuk gladi dan persiapan acara pertama, yaitu pelantikan, sekaligus koordinasi terakhir terkait acara kedua yaitu silaturahim dan pengarahan oleh Mensesneg. Whoaa, jujur agak deg-degan. Satu saja doa kami, semoga kedua acara ini berjalan lancar, tidak ada kendala, dan Pak Menteri berkenan.

Satu persatu tamu dan undangan mengisi Gedung Krida Bhakti yang pagi itu tampak semarak sekali. Walau tak bisa dipungkiri ada banyak wajah penasaran yang terlihat pagi itu. Hihihik, maaf ya… kami terpaksa harus merahasiakan acara ini, karena memang demikian arahan Pak Menteri, biar surprise.

Acara pertama berjalan khidmat dan lancar. Selang 5 menit seusai pelantikan, bersama partner MC saya hari itu (Dimas), langsung memandu acara kedua, yaitu silaturahim dan pengarahan oleh Mensesneg.

Jujur, saya agak geli melihat berbagai ekspresi dan kasak-kusuk para undangan yang hadir tentang dua agenda yang berlangsung hari Senin kemarin. Apalagi di sesi pengarahan oleh Mensesneg. Berbagai ekspresi tergambar di raut wajah para undangan. Ada yang tegang, ada yang datar-datar saja, ada yang serius, ada yang senyum-senyum, tapi yang ngantuk juga ada.

Mensesneg menyampaikan arahannya dalam beberapa slide, yang intinya menginformasikan berbagai inovasi yang telah hadir di Kementerian Sekretariat Negara, sekaligus menyampaikan rasa terima kasih yang setulusnya kepada para pejabat/pegawai yang telah memberikan kontribusi positif kepada kantor tercinta dalam bentuk inovasi-inovasi yang kreatif. Dalam kesempatan itu Mensesneg juga meminta maaf, karena selama 2.5 tahun ini sudah jadi orang yang cerewet, bawel, dan menyebalkan kepada seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. “Saya terpaksa harus menjadi Devil Advocate. Its not me, but I have to do that. Saya mohon maaf Bapak Ibu”, ujar beliau.

Ketika slide sudah menampilkan kata ‘Terima Kasih”, di situlah peran kami sebagai MC sejatinya baru dimulai. Bagaimana memulai acara dan menggiring mood hadirin yang awalnya serius menjadi lebih santai dan cair.

Oh ya, di pintu masuk, panitia sudah membagikan beberapa kertas origami berwarna-warni kepada beberapa pejabat yang hadir. Pasti beliau-beliau itu sempat bertanya-tanya, “ini kertas buat apaan?”. Di sesi inilah misteri kertas origami itu terpecahkan, hihihik.

Mekanisme penyebutan para nominasinya kami sudah atur sedemikian rupa supaya tidak terlalu ribet. Ada 47 inovasi tercatat, yang dikelompokkan ke dalam 8 kategori lengkap dengan para nominee dan pemenangnya, dan siap untuk diumumkan. saat kami mulai memanggil para pejabat pemegang kertas dengan warna tertentu untuk maju dan menerima penghargaan inovasi dari Mensesneg, di situlah suasana yang tadinya hening, tegang, dan serius berubah menjadi pecah, riuh, dan penuh tepuk tangan.

Alhamdulillah, acara berjalan lancar. Bahkan hingga kami menutup acara, semua kegembiraan masih tergambar jelas di raut wajah para pemenang. Ada raut kelegaan pula yang tergambar di wajah para panitia yang sudah bekerja keras demi kelancaran acara ini. Kalau pun ada kekurangan di sana-sini ya wajar, karena persiapannya hanya 3 hari, itu pun 2 harinya Sabtu dan Minggu.

Saya patut menjura kepada totalitas seluruh panitia. Dalam waktu sesingkat itu semua bisa tertangani, mulai mempersiapkan trophy, piagam penghargaan, video, presentasi, dll terkait teknis acara. Semua bekerja sesuai dengan fungsi dan porsi masing-masing tapi tetap saling dukung dan terintegrasi satu sama lain.

Senang bisa bekerja sama dengan kalian, hai para alumnus Hogwarts! Kalian luar biasa!

 

 

NB: Foto-foto acara akan di up date nanti ya, hehehe…

Continue Reading